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Política de Tratamiento de Datos personales

Política de Tratamiento de Datos personales

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Los presentes términos y condiciones se aplicaran para el tratamiento de los datos personales que MIRAVAL VILLANELA S.A.S., en desarrollo de su objeto social, obtenga de forma presencial, no presencial y/o virtual de sus clientes, así como de todas personas que participen o tengan relación civil, comercial, laboral con la empresa, en aras de asegurar el derecho constitucional establecido en legislación Colombiana.

2. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES.

Los datos personales que MIRAVAL VILLANELA S.A.S. recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

2.1. En relación con la naturaleza y las funciones propias el Tratamiento de los datos se realizará con la finalidad de:

  • Informar sobre los bienes y servicios ofrecidos por MIRAVAL VILLANELA S.A.S.
  • Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por MIRAVAL VILLANELA S.A.S.
  • Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual MIRAVAL VILLANELA S.A.S. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo para la ejecución de las mismas.
  • Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
  • Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
  • Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar programas, proyectos y eventos.
  • Evaluar los hábitos de consumo de los titulares, hacer análisis y/o segmentación de mercado y/o estadísticos.
  • Llevar relación que se establezca con el titular del dato acorde a la normatividad vigente

2.2. En relación con el funcionamiento de los Recursos Humanos el tratamiento de los datos se realizará para:

  • La vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con MIRAVAL VILLANELA S.A.S.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por MIRAVAL VILLANELA S.A.S. con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
  • Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.

2.3. En relación con los Proveedores y Contratistas el Tratamiento de los datos se realizará para:

  • Los fines relacionados con el desarrollo el proceso de gestión contractual de productos o servicios que la MIRAVAL VILLANELA S.A.S. requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.
  • Suministrar la información a terceros con los cuales MIRAVAL VILLANELA S.A.S. tenga relación contractual o comercial, y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

2.4. Con la finalidad de dar cumplimiento a las disposiciones que en materia de protección de datos personales establecieron los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Ley 2952 de 2010, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y la Sentencia de la Corte Constitucional y otras decisiones judiciales acerca del tema.

3. PRINCIPIOS. MIRAVAL VILLANELA S.A.S.

Incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección y la transparencia ante el tratamiento de los datos personales y, por consiguiente, se regirá por los siguientes principios:

Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley.

Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

4. DEFINICIONES

Para los propósitos de este documento se aplican los siguientes términos y definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición del titular de datos personales, para el tratamiento de éstos, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Bases de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto del tratamiento.

Cliente: Es la persona natural o jurídica con quien MIRAVAL VILLANELA S.A.S. establece relaciones de origen legal o contractual, para el suministro de productos y/o servicios, en desarrollo de su objeto social.

Cliente Potencial: Es la persona natural o jurídica que se encuentra en la fase previa de tratativas preliminares con MIRAVAL VILLANELA S.A.S., respecto de los productos o servicios ofrecidos por esta.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociar se a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de los datos.

Proveedor: Toda persona natural que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento de datos personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

5. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS. MIRAVAL VILLANELA S.A.S.

Ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:

5.1. Bases de datos de Clientes o/y Clientes Potenciales: Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en su calidad de Clientes o/y Clientes Potenciales.

5.2. Bases de datos de Empleados: Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con MIRAVAL VILLANELA S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laborar requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso.

5.3. Bases de datos de Contratistas y Proveedores: Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contienen datos de las personas jurídicas o naturales que mantienen un vínculo contractual y/o comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por MIRAVAL VILLANELA S.A.S., para la adquisiciones de servicios y bienes demandados para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales y/o comerciales.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES.

Como titular de sus datos personales el Titular tendrá derecho a:

  • Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  • Ser informado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.
  • Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a MIRAVAL VILLANELA S.A.S. como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
  • Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

7. OBLIGACIONES. MIRAVAL VILLANELA S.A.S.

Como titular de sus datos personales el Titular tendrá derecho a:

  • Obtener en forma previa al tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información la autorización por parte del titular de tratar sus datos. La autorización podrá darse conforme lo establece la ley, a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior
  • Utilizar y Tratar de forma correcta los datos personales, evitando el acceso no autorizado de terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en sus bases de datos.
  • Implementar mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares la información de sus datos
    personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos.

8. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. MIRAVAL VILLANELA S.A.S.,

sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 900.843.533-6, con domicilio principal en Bocagrande, Edificio Torre Grupo Área, Oficina 1406, de la ciudad de Cartagena (Bolívar), República de Colombia.

8.1. El Departamento Administrativo de MIRAVAL VILLANELA S.A.S. es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Para ello los canales serán los siguientes: a través de la dirección física en Bocagrande, Edificio Torre Grupo Área, Oficina 1406, de la ciudad de Cartagena (Bolívar), o a través de correo electrónico administación@villanela.co

9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por MIRAVAL VILLANELA S.A.S., relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud. MIRAVAL VILLANELA S.A.S. restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.

9.1. Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

  • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que, por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  • El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  • El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

10. AUTORIZACIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. MIRAVAL VILLANELA S.A.S.

Solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba, como por ejemplo un contrato o de un documento específico para tal efecto, o a través de cláusulas insertas en los contratos laborales o cualquier otro de naturaleza civil o comercial con sus contratistas, en el cual informará al titular de los datos, lo siguiente:

  • El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
  • Los derechos que le asisten como Titular.
  • Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamo.

10.1. No se necesita la autorización del Titular para el Tratamiento cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial en ejercicio de sus funciones.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • El Tratamiento de datos se realice para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

10.2. MIRAVAL VILLANELA S.A.S. conservará copia y prueba del cumplimiento del deber de información, así como delcumplimiento del deber de solicitar la autorización del Titular.

Al cumplir el deber de información, MIRAVAL VILLANELA S.A.S. informará de modo expreso a los Titulares que sus derechos son:

  • Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento.
  • Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
  • Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Derecho a revocar la autorización otorgada o la supresión de los datos.

11. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA.

Para la radicación y atención apropiada de la solicitud, el titular debe suministrar la siguiente información:

  • Nombre completo y apellidos
  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud
  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
  • Firma (si aplica) y número de identificación.

11.1. El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, MIRAVAL VILLANELA S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.

11.2. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

12. VIGENCIA.

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 17 de enero de 2018. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos. Los datos personales proporcionados se conservaran mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información, siempre que no se solicite su supresión por el interesado.

12.1. Actualizaciones de la política: MIRAVAL VILLANELA S.A.S. podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento.